منشور دوري رقم (6) لعام 1997م

يجب على المصارف ان يكون لديها نظام للرقابة الداخلية يساعدها على إدارة أعمالها بشكل صحيح وفعال حيث ان الرقابة الداخلية تهدف إلى :-

1- ضمان تنفيذ العمليات في المصرف وفقاً للإجراءات الداخلية والتنظيمية وبما يتفق مع القوانين والتنظيمات النافذة وتعليمات البنك المركزي بخصوص السياسات ومعايير الرقابة وغيرها من تعليمات والممارسات والمعايير الاخلاقية والمهنية.

2- ضمان ان السقوف المحددة للمخاطر يتم مراقبتها بصرامة وعلى وجه الخصوص مخاطر الائتمان، أسعار الصرف، أسعار الفوائد، ومخاطر السوق الاخرى.

3- ضمان ان البيانات والمعلومات المالية المقدمة للإدارة ومجلس الإدارة والبنك المركزي تعبر بصورة واضحة وعادلة عن الوضع المالي للبنك.

أولاً : مجال وتغطية الرقابة الداخلية :-

يجب أن يكون نظام الرقابة الداخلية كفؤ وفعال يخضع بموجبه جميع عمليا المصرف للفحص والمراجعة.

والرقابة الداخلية تنقسم إلى نوعين :-

1- رقابة واقية : لمنع وتقليل المخالفات والاخطار والاخطاء التي يمكن ان يتعرض لها المصرف وهذه الرقابة تستمد مقوماتها من الآتي :

• كفاءة وحسن تدريب الموظفين ونزاهتهم .
• فصل الواجبات المتعارضة .
• الرقابة الفعلية على الموجودات والقيود المحاسبية .
• مراجعة تواقيع العملاء .

2- رقابة كاشفة : لاكتشاف المخالفات والاخطاء ومن ثم معالجتها وتعديل الضوابط لمنع وقوع مثل هذه الأمور ومصدر هذه الرقابة بشكل أساسي التدقيق الداخلي والمطابقات الحسابية والمراجعة الإدارية والمالية .

ثانياً : المقومات الأساسية لتحقيق نظام رقابي سليم :-

1- هيكل تنظيمي وإداري واضح ومكتوب يراعي ويحدد الأمور التالية :-

• الإدارات الرئيسية والفرعية في المصرف .
• التسلسل الإداري والسلطات والمسؤوليات .
• طرق الاتصال .

2- نظام محاسبي سليم ومكتوب يعتمد على مجموعة متكاملة من السجلات ودليل مبوب للحسابات تبعا للمعايير المحاسبية الدولية ومجموعة من المستندات تفي بحاجة المصرف وكذلك تصميم دورات محاسبية مستندية تحقق رقابة فعالة، وبهدف هذا النظام بشكل عام لتجميع وتلخيص وتسجيل وعرض العمليات المتعلقة بالمصرف وتحديد المحاسبة والمسئولية على جميع الأصول والالتزامات ذات العلاقة به .

3- وجود تعليمات تطبيقية مكتوبة ومحددة تبين بشكل واضح اجراءات العمل وضوابطه على مستوى جميع اقسام عمليات المصرف .

ثالثاً : الاجراءات التنفيذية لضمان وجود نظام رقابة داخلي سليم :-

1- فصل المهام المتعارضة مثل فصل مهمة تنفيذ العملية عن مهمة تسجيلها في الدفاتر وفصل مهمة حفظ الموجودات عن مهمة تسجيلها وفصل الواجبات من خلال الاجراءت المحاسبية .

2- تفويض الصلاحيات بحيث يتم تحديد الصلاحيات للأشخاص بشكل واضح .

3- وجود رقابة مالية على الموجودات .

4- تقييم مستمر للرقابة الداخلية من خلال التدقيق الداخلي والموازنات التقديرية والتقارير المالية والإدارية .

5- وجود نظام وظيفي متكامل يحدد مواصفات الوظائف وشروط شغلها .

6- تسجيل العمليات المحاسبية في أوقاتها المحددة .

7- إيجاد دائرة للتدقيق فاعلة في المصرف وترفع تقاريرها إلى رئيس وأعضاء مجلس الإدارة وتكون مستقلة عن الإدارة ولا تمارس أعمال تنفيذية .

8- التأمين على الممتلكات ضد الأخطار وعلى الموظفين الذين بحوزتهم عهد نقدية .

9- استخدام وسائل الرقابة المزدوجة على العمليات الهامة .

10- استخدام موازين المراجعة وحسابات المراقبة الإجمالية والمطابقات الدورية .

رابعاً : الاجراءات العامة للرقابة على الحاسب الآلي :-

1- فصل وظائف إدارة الحاسوب عن وظائف الإدارات الأخرى .

2- عدم تخويل إدارة الحاسوب بالقيام بأية عملية تتعلق بأنشطة المصرف ويقتصر عملها على النواحي الفنية المتعلقة بتشغيل النظام .

3- وضع نظام مناسب لتقييم العمل داخل إدارة الحاسوب .

4- وضع تعليمات تحدد شروط الموافقة على تعديل برامج الحاسوب .

5- وضع إجراءات رقابية على المخالفات وعلى عمليات التشغيل .

خامساً : علاقة الرقابة الداخلية مع البنك المركزي اليمني :

1- يتم موافاتنا بشكل دوري بصورة من تقارير التدقيق الداخلي المرفوعة لمجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية للبنك .